Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych – o co chodzi? 

Zgodnie z definicją przetwarzanie danych osobowych to proces, w którym następuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie lub udostępnianie danych. Zarówno przepisy prawne wprowadzane na poziomie unijnym (RODO), jak i krajowym (Kodeks cywilny, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawy szczegółowe), stanowią normy i ograniczenia w zakresie posługiwania się danymi w trosce o bezpieczeństwo użytkowników.

W dobie powszechnej cyfryzacji problem danych osobowych jest bardzo poważny. Bardzo łatwo jest zostawić w Internecie swój „cyfrowy ślad”. Tworzą go nie tylko podstawowe dane osobowe takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL, ale też ID urządzenia, z którego korzystamy i dane interfejsu sieciowego (IP). Z kolei firmy i organizacje wykorzystują te informacje, gdyż bez nich ich działalność mogłaby być nie tylko utrudniona, co czasem nawet niemożliwa.

Dobrym przykładem będą serwisy internetowe. Wchodząc na stronę, dostajemy informację o ciasteczkach (ang. cookies), czyli przetwarzaniu tego rodzaju danych. Na część z nich możemy wyrazić zgodę, ale nie musimy. Na ich podstawie możliwe jest określenie wielu informacji o odwiedzających stronę użytkownikach, np. adresu IP, wykorzystywanego oprogramowania i przeglądarki internetowej, a nawet rejonu geograficznego (przy włączonej geolokalizacji). Jeśli połączymy te dane np. z danymi formularza zakupowego na danej stronie, gdzie znajdą się imię, nazwisko, adres i nr telefonu – daje to szeroki zakres danych o konkretnej osobie.

Powyższy przykład dotyczy bardzo prostej sytuacji – wejścia na praktycznie jakąkolwiek stronę internetową. W rzeczywistości przetwarzanie danych to proces, z którym mamy do czynienia cały czas zarówno w świecie wirtualnym, jak i rzeczywistym.

RODO – jak nas chroni?

Problem przetwarzania danych osobowych nie dotyczy wyłącznie konieczności wyrażenia zgody na wykonanie takich czynność przez administratora danych. Kluczowe są także zasady  przetwarzania informacji. Cały proces musi przebiegać bezpiecznie, do informacji nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione, a dane nie powinny być przechowywane zbyt długo.

W trosce o bezpieczeństwo i zapewnienie jak najwyższych standardów etycznych w 2016 roku powstało rozporządzenie unijne Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio na terenie wszystkich państw członkowskich UE, dzięki czemu procesy przechowywania danych i bezpieczeństwa mogły zostać ustandaryzowane. RODO wymusza stosowanie wyższych standardów przez podmioty zbierające dane. Wszystkie czynności muszą przebiegać zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych:

• zgodności z prawem,
• rzetelności,
• przejrzystości,
• ograniczenia celu,
• minimalizacji,
• prawidłowości,
• ograniczenia przechowywania,
• integralności i poufności,
• rozliczalności.

Powyższe zasady mają oczywiście swoje uzasadnienie, które znajdziemy w polskich i unijnych aktach prawnych. Aby jednak w pełni zrozumieć ich działanie, dobrze posłużyć się przykładem. Załóżmy, że prowadzimy działalność gospodarczą w postaci biura rachunkowego. Nasi klienci przesyłają do nas formularze, dokumenty zakupu i sprzedaży, poufne umowy i wiele innych cennych informacji. Jeszcze przed ich przetwarzaniem, najlepiej w obrębie umowy współpracy, należy poinformować klientów o przetwarzaniu ich danych. Konieczne jest stworzenie takiej architektury przetwarzania informacji, by cały obieg dokumentów był zamknięty, rozliczany i bezpieczny, a także, by nikt nieuprawniony nie miał do niego dostępu. Zgodnie z zasadą minimalizacji biuro powinno przechowywać tylko te dane, które są faktycznie niezbędne do powierzonych czynności. Klient ma natomiast prawo do informacji jakie jego dane są przetwarzane, przez kogo i w jakich celach.

Jak chronić swoje dane?

Za niestosowanie zasad przechowywania, udostępniania i przetwarzania danych zgodnie z RODO grożą poważne sankcje karne. Pomimo tego wciąż można natrafić na firmy, które zbierają dane bez podstawy prawnej i bez informowania o tym przetwarzaniu osób, których dane dotyczą. Samo wyświetlenie informacji o przetwarzaniu danych osobowych nie jest jeszcze gwarancją tego, że nasze dane faktycznie będą używane w duchu RODO!

Niestety, bardzo trudno sprawdzić tego typu praktyki, ale nie warto się poddawać. W przypadku serwisów internetowych starajmy się zawsze przy akceptowaniu regulaminu, polityki prywatności i warunków przetwarzania danych osobowych zapoznać z dokumentami źródłowymi. Niechlujnie opisane zasady przetwarzania danych to wcale nie rzadkość – wówczas każdemu powinna się zapalić w głowie „czerwona lampka”!

Aby chronić swoje dane, warto pamiętać o kilku czynnościach:

• Weryfikacja, czy mogę osiągnąć podobny cel bez podawania swoich danych osobowych (np. odwiedzając inny serwis internetowy);
• Sprawdzanie, czego dotyczą zgody marketingowe, które chcemy zaakceptować;
• Niepodawanie swoich danych przez telefon czy email osobom niezaufanym;
• Stosowanie zasady ograniczonego zaufania do wszelkich formularzy internetowych – zawsze sprawdź czy strona, na której podajesz dane jest zabezpieczona poprzez szyfrowanie;
• Zabezpieczenie swoich danych fizycznych – dbamy o zabezpieczenie antywirusowe komputera, dokładnie czytamy wszystkie umowy i dokumenty, które chcemy podpisać.

Bycie osobą przezorną w przypadku ochrony swoich danych może być uciążliwe. Dzięki odpowiedzialnej postawie możemy jednak uchronić się przed wieloma negatywnymi konsekwencjami!